In Kooperation mit OWL IT, damals Kommunales Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz), und dem Institut für Verwaltungsmanagement, Mittelstandsforschung und Zukunftsplanung GmbH (IVM2) wurden im ersten Projekt in den Jahren 2022 und 2023 die strategischen Ziele, die erforderliche Technik, die organisatorischen Voraussetzungen, die notwendigen Qualifizierungen und die internen Kommunikationsstrukturen systematisch geplant, organisiert und umgesetzt.
Zwei Projekte der Digitalisierungsstrategie wurden erfolgreich abgeschlossen
Im zweiten Projekt wurde 2024 innerhalb von 10 Monaten gemeinsam eine gesamtstädtische Digitalisierungs- und Wissensmanagementstrategie erarbeitet. Für den im Projekt bearbeiteten zweiten Schwerpunkt, den Aufbau eines systematischen Wissensmanagements, wurde parallel zur Projektlaufzeit schon ganz konkret der erste Baustein gelegt. Er dient als Modell für alle Stellen in der Verwaltung in Sachen Wissenssicherung und einer dauerhaft leistungsfähigen Verwaltung der Stadt Porta Westfalica. „Wir haben gemeinsam mit der OWL IT“, so der Erste Beigeordnete Carsten Dierks, „ein weiteres ambitioniertes Projekt für unsere Verwaltung mit klaren Konditionen für die nächsten Jahre zum Erfolg geführt. Ich freue mich mit allen Kolleginnen und Kollegen der Verwaltung auf die konkrete Umsetzung der Handlungsempfehlungen.“
Dem Ersten Beigeordneten Carsten Dierks wurde am 5. November 2024 der Abschlussbericht übergeben. Torsten Fisahn, Projektverantwortlicher bei der OWL IT, betonte bei der Übergabe, dass die Stadt mit diesen im Verbandsgebiet vorbildlichen Projekten in der Lage ist, sich systematisch und in gesamtkonzeptioneller Weise den Zukunftsfragen der Digitalisierung und damit den Chancen und Herausforderungen der kommenden digitalen Verwaltung zu stellen: „Im Fokus des Projektes stand eine Digitalisierungsstrategie, die die Stadt in die Lage versetzen wird, in einem 10 Jahreszeitraum alle einzelnen Verwaltungsfachbereiche ins digitale Zeitalter zu überführen; dies für alle Einheiten und Mitarbeitenden der Stadtverwaltung planbar, wertschätzend und neben der Tagesarbeit auch noch leistbar.“
Die Digitalisierungsstrategie wird bis 2034 in Kooperation weiterverfolgt
Der Ausschuss für Digitalisierung und Klimaschutz und der Haupt- und Finanzausschuss haben Ende November jeweils einstimmig dem Rat empfohlen, der Fortführung der Digitalisierungsstrategie in Kooperation mit OWL IT für den Zeitraum von 2025 bis 2034 zuzustimmen. Dieser Empfehlung ist der Rat in seiner Sitzung vom 16.12.2024 gefolgt. Damit hat der Rat den Weg frei gemacht für die Bearbeitung und Umsetzung strategischer Kernthemen, die bis 2034 umgesetzt werden sollen.
Wegweisende Entscheidung für die Zukunft
Bürgermeisterin Anke Grotjohann: „Die sehr gute interne Zusammenarbeit sowie die fachlich hochqualifizierte Begleitung durch OWL IT hat beste Ergebnisse gebracht. Dies hat der Rat mit seinem wegweisenden Beschluss unterstrichen. Ich freue mich sehr, dass die zuständigen Ausschüsse und der Rat der Stadt Porta Westfalica die Fortsetzung der Digitalisierungsstrategie einstimmig unterstützen.“
Nun wird es darum gehen, die „Verwaltung 4.0“ in den kommenden Jahren systematisch umzusetzen und kontinuierlich weiterzuentwickeln. Kernaufgaben in den kommenden Jahren werden der Aufbau des gesamtstädtischen Wissensmanagements, die Organisation der der digitalen Verwaltung sowie die Umsetzung des Onlinezugangs- und des E-Government-Gesetzes sein. Dazu gehören der Ausbau von Online-Verwaltungsdienstleistungen, die Steigerung der Effizienz von Fachverfahren, die Einführung der elektronischen Aktenführung und der Aufbau eines Dokumentenmanagementsystems, die Erhebung, Analyse und Bearbeitung verschiedener Segmente innerhalb des digitalen Systems, die fortgesetzte Analyse und Weiterentwicklung digitaler Kommunikation (Internet, Social Media, Internet) und, als ein wesentlicher Schwerpunkt, die Qualifizierung der Mitarbeitenden, die die Umsetzung der Digitalisierungsstrategie realisieren.